El Protocolo de Familia debe prever también la creación, integración y funcionamiento de los órganos de gobierno, un aspecto fundamental para el éxito de cualquier iniciativa que se pretenda desarrollar a futuro

Por Rodrigo Lozano Vila (*)

27 de julio de 2015

En medio de la dinámica de la familia empresaria (1) el tema de las reuniones resulta ser más complejo de lo que se cree.

Una familia puede tener varios tipos de reuniones (Asambleas, Consejos de Familia, Juntas Directivas, Comités o simplemente reuniones familiares), con temarios, asistentes, importancia, periodicidad y formalidades totalmente diferentes.

Cualquiera que sea el tipo de reunión, existen varios lugares comunes que es importante conocer y analizar con el fin de evitar que reunirse en familia se convierta en una obligación o un karma (para algunos) y pase a convertirse en la herramienta tan poderosa que resulta ser mantener a un grupo unido, informado y orientado en torno a mantener a la familia unida y a la producción de resultados.

Veamos cuales pueden ser aquellos lugares comunes, con el fin de identificar soluciones que permitan tener más y mejores reuniones.

Diversidad de agendas: Cada miembro de una familia empresaria maneja su propia agenda de temas, su propio calendario, sus propios intereses y sus obligaciones familiares y profesionales. Sus prioridades pueden estar o no alineadas con las de la familia, y por alguna razón u otra su interés y capacidad de dedicación a los temas comunes puede resultar limitada o incluso inexistente. Esto no es reprochable y la familia empresaria debe estar preparada para ello. Lo importante es que cada miembro de la familia, de acuerdo con sus capacidades, habilidades, disponibilidad, interés y conocimiento, se comprometa a aportar eficientemente a las causas comunes.

Estados de ánimo: No todos atravesamos por los mismos estados de ánimo en un momento determinado. Mientras unos están llenos de ideas, energía y ganas de contribuir con los propósitos comunes, pueden existir otros que tengan menos energía y ganas de trabajar que los demás.

Periodicidad: Es importante que las reuniones tengan la periodicidad adecuada que permita a los miembros de la familia ajustar sus calendarios y compromisos personales para cumplir con los compromisos familiares.

Duración de las reuniones: Las reuniones no pueden ser muy largas, por el contrario deben tener una duración adecuada para capturar la atención de sus asistentes, asimismo deben estar acorde con la disponibilidad de quienes participen en ellas.

Temario: Es imposible agotar un temario indefinido y más aún si con anterioridad a la reunión no se conocen los temas que se van a tratar. Resulta también frustrante llegar a una reunión para tratar un tema, y que se traten temas diferentes, nuevos, desconocidos o sobre los cuales no se tiene la información suficiente para poder opinar, discutir o incluso aprobar la toma de una decisión colectiva.

Espacios y comodidad: Aunque parezca irrelevante, el lugar en el que se va a llevar a cabo la reunión es tan importante como la reunión misma. Si es una reunión de Asamblea de Accionistas no es recomendable que esta se lleve a cabo en la sede de la empresa misma, donde empleados y directivos puedan interferir con la privacidad necesaria para la discusión de temas y toma de decisiones. Las reuniones familiares, donde se tratan temas de familia y no de empresa, deben ser en la casa de un miembro de familia, o en un espacio adecuado donde no interfieran los temas económicos y de negocios con los temas de familia o personales.

Recomendaciones: Habiendo identificado algunos de los factores relevantes entorno a las reuniones de las familias empresarias, pasamos ahora a formular diez recomendaciones de fácil implementación para que las reuniones familiares se conviertan en la importante herramienta de unión familiar y producción de resultados en beneficio de todos sus miembros.

1- Periodicidad. Una reunión semanal es difícil de atender, pero en cambio una muy buena y planeada reunión mensual puede convertirse en “sagrada” y de tal interés para los miembros de la familia, que se convierte en un espacio necesario, agradable y productivo.

2- Temas a tratar y lugar de la reunión. El responsable de citar a una reunión debe ser el encargado de fijar una agenda de temas, una hora de inicio y una hora de finalización, así como ser el responsable de la logística para contar con un espacio adecuado, agradable y con los medios necesarios para poder trabajar en grupo. Recordemos que por irrelevante que parezca la comodidad del sitio de reuniones, en cuando a temperatura, iluminación, asientos y recursos de todo tipo es esencial para el éxito de la reunión. En estos detalles las familias deben hacer esfuerzos para que una reunión no se vea opacada por la incomodidad con la que tuvo que llevarse a cabo.

3- Citación y concertación de fechas. La citación a cualquier reunión debe hacerse con suficiente antelación y cada asistente tiene el derecho de contar con la información necesaria para ser analizada de manera previa a la reunión. Cuando se trata de reuniones que deban llevarse a cabo con cierta periodicidad, es importante que los miembros del grupo acuerden de manera conjunta las fechas de las siguientes reuniones y puedan coordinar sus calendarios personales. Es importante tener en cuenta fechas especiales de vacaciones familiares, cargas de trabajo individuales de los miembros de la familia, así como periodos en los cuales el grupo deba reunirse con mayor periodicidad.

4- Faltar no es un pecado. Es importante tener en cuenta que no todos los miembros de una Asamblea, de una Junta, de un comité o de la familia pueden estar presentes el mismo día a la misma hora en el mismo lugar, y por esta razón debe preverse le posibilidad de que uno o varios miembros puedan faltar a las reuniones, por motivos personales o ajenos a su voluntad. Es mejor contar en una reunión con una persona dispuesta a escuchar y participar, que contar con una persona que a pesar de encontrarse presente físicamente, no esté disponible mentalmente. Es importante que el grupo pueda excusar la ausencia de un miembro de familia por razones personales, sin tener que dar justificación o que su ausencia sea reprochada en el futuro. De la misma forma, es importante que se tomen los mecanismos adecuados de representación o suplencia que permitan que las reuniones se puedan llevar a cabo sin desconocer los derechos e intereses de los ausentes.

5- Urbanidad. Asuntos tan sencillos como respetar el uso de la palabra, no interrumpir, mantener los celulares apagados y tener una buena postura, son esenciales para el buen desarrollo de una reunión. He conocido casos donde el constante bostezo de un asistente a la reunión resulta convirtiéndose en ofensa para el expositor. La reiterada revisión del celular como un factor de distracción y el excesivo uso de la palabra por parte de algunos, como factor de intimidación para los demás. Se deben fijar reglas sagradas para todos los asistentes, y para que la reunión no resulte tan pesada. Es vital establecer recesos en los cuales las personas pueden hacer llamadas, revisar sus mensajes y descansar un poco. Del buen comportamiento de los asistentes a una reunión y el interés que demuestren tener por los temas que se tratan depende el éxito y efectividad de la misma.

6- La importancia del foro. Las salas de juntas se deben reservar para las reuniones de negocios y el comedor de la abuela para los temas familiares. Las familias tienen la tendencia a reunirse mucho, por voluntad propia, por conveniencia, por necesidad, o simplemente porque un miembro de la familia en especial los convoca entorno a su presencia para compartir un momento especial, una cena, un evento o una simple reunión. Las familias no deben utilizar los espacios familiares para hablar de negocios y deben respetar la dinámica propia de las relaciones de familia, donde miembros más jóvenes deben tener el privilegio de disfrutar de sus padres, sus tíos y sus primos hablando de temas diferentes a los negocios y al patrimonio de familia.

7- La información es clave. Es importante que las personas encargadas de administrar el patrimonio familiar, o aquellas encargadas de manejar temas familiares (Consejo de Familia) mantengan informada a la familia sobre sus actividades y los proyectos que son de interés para todos. Ante la imposibilidad de reunirse, existen medios digitales muy eficientes como los correos electrónicos, los “chats” o incluso algunos más sofisticados como “portales familiares”, para mantener un flujo de información constante, permanente y actualizado entre la familia, y lograr de esta forma que cambios, modificaciones o decisiones entorno al patrimonio no resulten en sorpresas sino en hechos cumplidos. La información debe ser corta, sencilla y adecuada para que sea entendida por todos los miembros de familia. Los informes deben ser didácticos y los números manejados de una manera tal que sean entendidos por todos. Mantener a la familia informada es una obligación de quienes tienen bajo su responsabilidad el manejo y administración del patrimonio y un derecho de quienes son beneficiarios del mismo.

8- No lo tomemos de manera personal. Debido a que los miembros de la familia interactúan entre ellos en diversos foros y escenarios, es normal que entre los miembros de una familia se puedan presentar altercados, incidentes, desatenciones y roces por la forma como dos o más miembros de un grupo familiar se relacionan entre sí. Para evitar que esto suceda, es importante que los mensajes sean claros, directos y concisos, dotados de seriedad y objetividad, evitando que en ellos se transmitan mensajes ocultos, indirectas o críticas a otra persona. «Lo cortés no quita lo valiente», y viceversa, lo cual debe permitir que los miembros de una familia cuando hablen de negocios, o participen en reuniones con terceros, dejen atrás la excesiva pleitesía, y guardando la cordialidad y el respeto puedan transmitir su ideas, críticas, observaciones y contribuciones en medio de una reunión sin temor a ser interrumpidos, juzgados o controvertidos de manera innecesaria.

9- La presencia de un tercero. A veces, ante la imposibilidad de tener reuniones efectivas entre miembros de una familia, la solución puede estar en invitar a un tercero para que oriente la reunión, asigne el uso de la palabra y sirva como mediador entre los miembros de la familia. No se debe descartar también la importancia de invitar a miembros de la familia más jóvenes, integrantes de las generaciones que el día de mañana habrán de gozar y administrar el patrimonio familiar. A estos jóvenes hay que darles el ejemplo desde ya de la forma como deben llevarse a cabo las reuniones. Tal vez contando con su presencia nos motivemos a llevar a cabo más y mejores reuniones de familia.

10- La importancia de la formalidad. Sin caer en la trampa de excesivos protocolos y formalidades, es importante que se respeten como mínimo algunos procedimientos y prácticas en medio de la dinámica de las reuniones familiares, como iniciar las reuniones a tiempo, hacer bueno uso de la palabra, comportarse de manera adecuada, terminar a la hora anunciada, no reunirse en exceso, ser eficientes en la presentación de los temas, y sobre todo en su preparación previa, pero lo más importante, que de cada reunión se deje una memoria adecuada a través de una grabación, un resumen o un acta, lo cual permitirá revisar el día de mañana el sentido de una votación, el alcance de una decisión o la aprobación de una moción.

Esperamos que la identificación de los lugares comunes y las recomendaciones para llevar a cabo reuniones más efectivas y eficientes resulten de utilidad para su grupo familiar.
(*) Rodrigo Lozano Vila es socio y fundador de Lozano Vila & Asociados una firma de abogados de Bogotá – Colombia, con más de 14 años de trayectoria en el medio, especializada en Derecho Comercial y Planeación Patrimonial Familiar. Es abogado de la Universidad de los Andes, especialista en Legislación Financiera, Derecho Comercial y Planeación Patrimonial Familiar.

(1) Recordemos que por Familia Empresaria se entiende aquella familia que además del vínculo de consanguinidad comparte intereses económicos en uno o varios negocios, propios o en asocio con terceros, o familias que tienen bienes o activos en común y que a pesar de no usarlos, disfrutarlos o administrarlos conservan un interés colectivo sobre los mismos. Los miembros de una familia empresaria no siempre están involucrados en la gestión y administración de su patrimonio de la misma manera, sus aportes y dedicación varían según el tamaño del patrimonio familiar, el tipo de negocio, sus intereses, capacidades y proyectos de vida personal.