TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA LA PRESTACION DE SERVICIOS DE ASESORIA LEGAL (TyC)
DEFINICIONES
LOZANO VILA & ASOCIADOS SAS .(en adelante “LVA”) quien a través de sus abogados y dependientes prestará los SERVICIOS tal y como estos se definen más adelante.
CLIENTE Es la persona natural o jurídica receptora de nuestros SERVICIOS cuyos datos están consignados en el “Formato de Vinculación de Clientes LVA”.
FORMATO DE VINCULACION DE CLIENTES LVA Es el formato preparado por LVA en el cual el CLIENTE consigna su información corporativa de facturación y de contacto y que le sirve a LVA para formalizar su vinculación como cliente de nuestra oficina.
ENCARGO
LVA recibe del CLIENTE un ENCARGO para adelantar ciertas labores de asesoría legal, en los términos y según el alcance descrito en nuestra PROPUESTA DE SERVICIOS LEGALES, remitida al cliente vía correo electrónico y/o mensajería. En desarrollo del ENCARGO LVA pondrá al servicio del CLIENTE toda su infraestructura técnica, administrativa, tecnológica y humana para la correcta ejecución de la labor encomendada, con los más altos estándares de ética profesional, diligencia, cuidado, responsabilidad y servicio al cliente. La solicitud de servicio debidamente formulada por el CLIENTE o sus representantes lo vinculará formalmente con LVA.
LVA se compromete a asesorar y asistir al CLIENTE en todos los asuntos judiciales y procesales, realizando todas las actividades jurídicas tendientes a la protección de los intereses del CLIENTE, y desarrollando con los mayores niveles de calidad y compromiso el ENCARGO que nos haya sido encomendado, aclarando que el ejercicio de la profesión de Abogado, genera obligaciones de medio y no de resultado.
REPRESENTACIÓN
LVA desarrollara labores de asesoría y representación según el encargo conferido por el CLIENTE. Para determinados procesos o encargos es necesario obtener un mandato especial o poder, el cual por lo general debe ser reconocido ante notario y otorga a la oficina a través de sus abogados las facultades necesarias para actuar en nombre y representación del CLIENTE. Este mandato se confiere en los términos establecidos en las normas legales colombianas vigentes sobre el tema.
LVA se abstendrá de iniciar labores y gestiones en nombre del CLIENTE, cuando razonablemente estime que no cuente con el poder o autorización adecuada otorgados debida forma.
COMUNICACIONES
Nuestra premisa es la agilidad y celeridad en el servicio al cliente, por lo cual consideramos adecuado utilizar el medio más ágil de comunicación con el cliente, dotando de plena validez los mensajes electrónicos y vía fax, en los términos de la Ley 527 de 1999. Cuando se utilice regularmente con el CLIENTE el correo electrónico como medio de comunicación, este no podrá alegar posteriormente la no recepción de documentos remitidos por esta vía.
REMISION DE DOCUMENTOS
En el evento en que sea necesario hacer un envío de documentos físicos, este envío se hará a la dirección registrada por el CLIENTE en el “FORMATO DE VINCULACIÓN DE CLIENTES LVA”. LVA digitaliza un gran número de documentos para efectos de mantener un archivo adecuado y seguro de los asuntos de sus clientes. Este medio de envío de documentos en formatos PDF y TIFF será plenamente valido.
CONCEPTOS
Los conceptos son opiniones legales redactadas por LVA según la solicitud expresa del CLIENTE y contendrán nuestra apreciación desde el punto de vista legal sobre una situación, hecho concreto o problema jurídico planteado por el CLIENTE. La implementación de nuestros conceptos u opiniones sin la debida asesoría o acompañamiento liberan a LVA de cualquier responsabilidad derivada de su indebida implementación.
FACTURACIÓN
(A) FACTURACIÓN POR HORAS Bajo esta modalidad, el cliente LVA facturara al final de cada mes calendario, el número de horas dedicadas a la atención de los diversos asuntos encomendados. La facturación se realiza con base en el reaporte de horas elaborado por cada abogado y es sujeto a revisión antes de emitir la factura correspondiente. Los tiempos de desplazamiento, viaje, espera y reuniones serán facturados. El reporte contiene los siguientes campos: (i) Asunto: Este campo corresponde al tipo de asunto al que se refiere la actividad reportada, dentro de las diversas áreas que maneja LVA encomendadas por el cliente. (ii) Abogado: Este campo hace referencia a el/la abogado(a) que desarrolló la actividad reportada. (iii) Actividad: Este campo corresponde a la labor concreta realizada por la oficina en nombre el CLIENTE, y contiene una mención genérica relacionada con la tarea, como por ejemplo “elaboración concepto”. (iv) Descripción: Este campo define con mayor nivel de detalle la actividad desarrollada. (v) Tiempo: describe el tiempo dedicado a la tarea realizada en fracciones de cinco minutos. Al final del reporte se totalizan las horas y los valores correspondientes.
(B) FACTURACIÓN POR LABOR O ENCARGO DETERMINADO Bajo esta modalidad previamente acordada con el CLIENTE, LVA inicia una gestión o encargo determinado, normalmente en desarrollo de una propuesta previamente formulada al CLIENTE, la cual es validamente aceptada por este bajo cualquier modalidad inequívoca, tal como una carta o correo electrónico de aceptación, una llamada telefónica o la consignación de un anticipo para realizar una gestión. En desarrollo de la gestión se pueden pactar honorarios fijos y comisión de éxito. Para este tipo de labores LVA no presentará reporte de horas al CLIENTE. La firma no adelanta labores ni gestiones con base en comisión de existo exclusivamente.
(C) FACTURACIÓN POR MENSUALIDAD O LABOR DE ASESORIA LEGAL PERMANENTE
Esta modalidad permite el uso de un determinado número de horas por mes, según la propuesta presentada por LVA y aceptada por el cliente. El número de horas no es acumulable, y las horas en exceso son facturadas a las tarifas establecidas en la oferta.
TARIFAS
Las tarifas aplicables a nuestros servicios serán las tarifas publicadas en los primeros quince días del mes de enero de cada año y regirán durante todo el año calendario. Nuestros servicios están gravados con el 19% de IVA que será adicionado a nuestras facturas. Cualquier descuento sobre la tarifa horaria vigente deberá contar con al aprobación expresa de LVA.
GASTOS
Todo gasto adicional que se genere en la prestación de nuestros servicios y que no haya sido previa y expresamente excluido por el CLIENTE con la aceptación de LVA, será facturado en forma separada y su pago se hará exigible dentro de los cinco (5) días siguientes a la presentación de la cuenta de cobro o factura correspondiente.
REEMBOLSO DE GASTOS
Los gastos reembolsables en los que incurre LVA en nombre del CLIENTE deben ser objeto de un anticipo del 100% de su valor, el cual debe ser consignado por el CLIENTE a la mayor brevedad posible, una vez recibida la solicitud de anticipo correspondiente, en las cuentas designadas para el efecto por parte de LVA. Debido a que los egresos en nombre un tercero (EL CLIENTE) no son un gasto para LVA y para que pueden ser tratados como un gasto descontable para el CLIENTE, LVA suministrará los comprobantes correspondientes para su debida causación en la contabilidad del CLIENTE. Solo en casos excepcionales y en montos de hasta $400.000,oo LVA realzará anticipos en nombre del CLIENTE, para lo cual deberá contar con su autorización expresa vía correo electrónico. En cualquier otro evento en que LVA incurra en un gasto o anticipo a un tercero en nombre del CLIENTE su reembolso se hará exigible dentro de los cinco (5) días siguientes a al presentación de la factura o cuenta de cobro correspondiente.
FACTURACIÓN Y PAGO
Nuestras facturas son presentadas en forma mensual y su pago deberá realizarse máximo dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha en que son radicadas en la sede del CLIENTE. A partir de su fecha de vencimiento causarán intereses de mora a la tasa más alta permitida por la ley.
OTROS SERVICIOS
Todo servicio adicional prestado por LVA al CLIENTE, tales como outsourcing contable y administrativo, teneduría de libros, domiciliación de sociedades entre otros, deberá ser objeto de un acuerdo o contrato adicional.
SERVICIOS DE TERCEROS
Para determinados asuntos que requieran un mayor nivel de análisis o validación, LVA podrá contar con la asesoría y servicios de sus asesores externos. Así mismo para determinados eventos, tales como traducciones, asuntos contables y administrativos, estudios económicos, diligencias administrativas, entre otros, LVA podrá subcontratar dichos servicios con terceros, quienes están formalmente vinculados a la firma y prestan sus servicios con los mismos estándares de calidad de LVA.
CONFIDENCIALIDAD
Toda la información suministrada por el CLIENTE es manejada por nuestra oficina con los más altos y estrictos criterios de reserva y confidencialidad, los cuales se extienden a nuestros abogados, personal administrativo y asesores externos. Así mismo, la información producto del trabajo del abogado, esta sujeta a reserva y confidencialidad, razón por la cual no nos es permitido suministrar a autoridades y a terceros ningún tipo de información sobre el trabajo encomendado a menos de que medie una orden de autoridad competente o la autorización expresa y por escrito del CLIENTE. Los archivos del CLIENTE son manejados en forma física y digital, su periodo de archivo en nuestras instalaciones será igual al período de duración de nuestra relación comercial con el CLIENTE y seis (6) meses más, al cabo de los cuales LVA solo conservará (según su criterio) ciertos archivos magnéticos en su sede, y enviará a archivo … (CONFIDENCIALIDAD) inactivo en una sede diferente, aquellos documentos relacionados con el CLIENTE. En el evento en que el CLIENTE requiera copia de archivos o la devolución de documentos originales deberá solicitarlo por escrito a LVA eximiendo de responsabilidad a la firma por su devolución.
CONOCIMIENTO DEL CLIENTE
Para poder adelantar sus gestiones la firma requiere cierta información básica de sus clientes, la cual deberá ser suministrada a través del diligenciamiento del “FORMATO DE VINCULACION DE CLIENTES LVA”. La firma se reserva el derecho de verificar esta información y de solicitar información adicional en el evento de considerarlo necesario.
CAUSALES DE TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN COMERCIAL CON EL CLIENTE
Serán causales para la terminación de la relación comercial con el CLIENTE, sin que como consecuencia de dicha terminación se genere ningún tipo de responsabilidad para LVA, las siguientes: (i) la mora superior a los 45 días, en el pago de nuestras facturas, (ii) el no suministro de información adecuada, veraz y eficaz para adelantar nuestras gestiones, (iii) la desatención reiterada a nuestras solicitudes de información necesarias para adelantar un trámite en particular, (iv) el engaño, manipulación, tergiversación, o suministro erróneo de información que signifique un riego potencial en el buen nombre del CLIENTE y de LVA frente a autoridades, la contraparte y terceros, (v) cualquier otra situación o hecho que a juicio y criterio de LVA genere algún tipo de riesgo para el buen nombre de LVA y la adecuada atención del asunto encomendado.
Sin perjuicio de lo anterior, ante la ocurrencia de cualquiera de los hechos descritos anteriormente, queda a discreción de la firma la facultad de dar por terminado el contrato y sus obligaciones derivadas de este sin perjuicio de las acciones legales tendientes a la recuperación de los dineros adeudados o la exigibilidad de compensaciones por daños y perjuicios causados.