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Para las familias empresarias, asesores y gente relacionadas con el tema, los términos Family Office y Multi Family Office dan mucho de qué hablar y generan todo tipo de interrogantes. Son instrumentos de gestión y administración de la riqueza familiar que pueden contribuir de una manera decisiva al crecimiento de la familia empresaria y a mejorar las condiciones de continuidad de su patrimonio y transmisión del legado familiar.

Algo de historia…

El concepto moderno de Oficina de Familia surge en 1838 cuando la familia de JP Morgan funda “The House of Morgan” una unidad encargada de manejar los activos de la familia. En 1882 la familia Rockefeller funda su Oficina de Familia que subsiste hoy en día.

El auge de las oficinas de familia tiene lugar en los años 80, a mediada que las grandes familias americanas, europeas y asiáticas crecen en riqueza y número de miembros. Se estima que hoy en día existen entre 7.000 y 10.000 Oficinas de Familia. Chile y México tienen un número importante de este tipo de unidades de gestión patrimonial, en Colombia la figura empieza a tomar importancia a finales de los noventa.

Contexto

El negocio familiar o la empresa, se administra de una forma particular. Accionistas (la Familia), directivos (miembros de la familia y terceros) y un equipo .
Este negocio genera dividendos que la familia distribuye o invierte en : otros negocios, activos financieros, inversiones inmobiliarias, etc.
A lo largo del tiempo, los frutos del negocio familiar se convierten en una parte importante del patrimonio familiar.

Cómo administrar eficientemente las Inversiones Familiares? – Siete claves para lograrlo. 

1 Los miembros del grupo familiar deben asumir un rol serio y profesional de propietarios, comportándose como tales, a pesar de su relación filial. 
2 Deben existir reglas claras, expresas y escritas que sean el fruto de un proceso organizado, participativo e incluyente en el que todos los accionistas / familia hayan tenido la oportunidad de participar.  (Protocolo de Familia – Acuerdos de Accionistas) 
3 La gestión y administración del patrimonio debe estar en manos de profesionales con los conocimientos y capacidades suficientes para generar valor y rendimientos. No es lo mismo administrar el Negocio Familiar que las Inversiones Familiares. La familia debe tener la sabiduría de cuándo administrar y cuándo delegar.  
4 Los dueños del patrimonio deben dejarse asesorar, un primer paso es invitar a terceros que los miren desde afuera sin consideraciones subjetivas y les puedan formular observaciones que mejoren la gestión y administración del patrimonio. 
5 Se deben crear indicadores de gestión (los famosos KPI’s), metas claras y medibles, así como estímulos para la gestión profesional y acertada del patrimonio. 
6 Así como la empresa debe generar dividendos que se reparten a los accionistas, aquellos dividendos o recursos que se invierten para aumentar el patrimonio familiar deben tener un objetivo claro, un propósito y una destinación específica. 
7 Un claro ejemplo puede ser a través de beneficios, tales como el uso de activos comunes (fincas y apartamentos), fondos de educación, auxilios para el emprendimiento, un “banco familiar” e incluso iniciativas de tipo social o filantrópico. 

El concepto de Family Office para lograr el objetivo 

La tendencia mundial sugiere que las familias empresarias, independientemente de su tamaño y patrimonio gestionen y administren sus Inversiones Familiares (ver cuadro 1) con los mismos criterios de organización, profesionalismo y dirección de una Empresa, creando una unidad o estructura sólida y fuerte, administrada por profesionales y colaboradores que apoyen dicha gestión. 

Esta  unidad de gestión y administración se conoce como el “Family Office” o la Oficina de Familia, la cual presta servicios (a la Familia) tan diversos como gestión y administración de portafolios de inversión (del grupo y de los individuos), administración de inmuebles, contratación grupal de servicios y seguros, tesorería, servicios de contabilidad, servicios tipo “conserjería” para los miembros de la familia (coordinación de actividades, viajes), manejo y administración de flotas de transporte, iniciativas sociales y filantrópicas, apoyo al emprendimiento de las generaciones más jóvenes, espacios de oficina, salas de reunión, coordinación de eventos familiares (asamblea familiar anual, Consejo de Famila, Comités de diversa índole). 

La Oficina de Familia también vela por la adecuada representación de la familia en aquellas sociedades donde tiene inversiones. 

Para crear una estructura individual (o “Single Family Office) que a su vez sea rentable, fuerte y robusta se requiere que el patrimonio bajo administración sea alto, por lo cual es usual que aquellas familias que aún no logran niveles adecuados de patrimonio para este propósito acudan a un concepto que se desarrolló a partir de la Oficina de Familia tradicional, conocido como “Multi Family Office”, u Oficina Multi Familia, donde como su nombre lo sugiere, varias familias se unen para compartir gastos de estructura y beneficiarse de los servicios de administradores y gestores profesionales de patrimonio. 

Soñar no cuesta nada – recomendación 

Si su familia empresaria no posee (aún) una “masa crítica” para tener su propia Oficina de Familia, asimile los conceptos de gestión profesional, independencia del negocio familiar y beneficio familiar, diseñe el concepto de una oficina de familia con los recursos que tiene a disposición, déjese asesorar y acompañar e inicie un proceso que lo lleve inicialmente a un Multi Family Office, y luego, porqué no, a un Family Office. 

 

 

Este relato está inspirado en una historia real.

Don Gustavo tiene tres hijos, el mayor de un matrimonio anterior, los otros dos con su actual esposa, doña Esperanza. Gustavo se hizo a pulso, nació de una familia de 15 hermanos en un pueblo de provincia. Desde pequeño entendió el valor del trabajo y la necesidad de estudiar para salir del atraso y forjar un mejor futuro, y así lo hizo.

A punta de trabajo en el campo, para ayudar a su familia pero de sobresalientes notas, obtenidas con esfuerzo y estudio a la luz de una vela, logró ser el mejor bachiller y viajar a la capital para estudiar en una buena universidad.

Siempre leal a su familia y a sus hermanos, a medida que fue haciendo contactos en la ciudad, fue trayendo poco a poco  algunos de ellos y los fue ubicando en trabajos buenos y estables, proporcionando algo de bienestar adicional a su extenso núcleo familiar. Los padres quedaron en el terruño, bien acompañados y cuidados.

Poco antes de graduarse Gustavo vio una oportunidad. En un aviso de periódico se anunciaba la venta en bloque de modernos equipos de carpintería y la cesión del contrato de arriendo sobre la bodega donde funcionaba un negocio otrora exitoso y ahora en aprietos. Se apresuró a ir a hablar con el dueño y cerró el negocio con la cédula y un apretón de manos. Tomó prestado un dinero del padre de un compañero de estudios y financió el resto con un crédito del Banco de Crédito y Fomento.

Convenció a los antiguos empleados, carpinteros y operarios del negocio que permanecieran a su lado, en lo que sería el resurgimiento de la empresa. Lo logró con éxito.

Años más tarde su negocio se consolidó como una importante carpintería de muebles para farmacias, auditorios, teatros y bibliotecas. Su nicho, pocos pero sólidos clientes que hacían licitaciones privadas que siempre ganaba por estar el enfrente al proceso de cotización y planeación de los proyectos. Su equipo hacía el resto. Nunca tuvo que dar, ofrecer nada a cambio de los negocios que cerraba, o hacer algo diferente a cotizar con seriedad para ganárselos.

Su hijo mayor vivía fuera del país, su otros dos hijos en la misma ciudad, pero alejados del día a día del negocio.

A los 73 años Don Gustavo tuvo un infarto que lo mantuvo alejado de sus asuntos durante varias semanas. El proceso de recuperación fue complejo, pero su vitalidad, deseos de vivir y salir adelante, junto con un riguroso plan de ejercicios y dieta lo pusieron de nuevo en el campo de batalla rápidamente.

Aprovechando una visita del hijo mayor, citó a su esposa y a sus hijos en un restaurante de la ciudad, pidió un apartado o espacio reservado y les pidió ser puntuales.

Don Gustavo nunca fue de lujos o de excesos, de hecho sus viajes anuales a la costa los hacía en bus, con tal de no tener que manejar y de disfrutar mejor el paisaje, decía. Sin embargo esa noche hizo una excepción, el restaurante era elegante y pidió con anticipación un menú de degustación presentando por el chef del restaurante acompañado de buen vino.

Doña Esperanza rompió el hielo, la situación no era normal y poco común ver a la familia reunida en un espacio tan sobrio, especial y elegante. Les pidió tomarse de las manos y fieles a una firme convicción religiosa, hacer una oración de acción de gracias por la salud del padre, todos lo hicieron y agradecieron con fervor.

Siguieron las anécdotas y chistes en torno a los sucedido y al proceso de recuperación que por la angustia misma del momento no habían podido darse. El tener al hijo mayor en la ciudad y a la familia reunida en un ambiente diferente, hizo que todo fluyera. Cada uno tuvo la oportunidad para hablar, la familia no conversó, dialogó.

Al finalizar el plato fuerte, llegaron los postres en gran variedad y fastuosa presentación. Gustavo todavía en medio de la obligada dieta de recuperación probó algunos de ellos, pero dejó que los demás los acabaran.

Esperanza, usualmente callada y discreta tuvo la oportunidad de hablar y compartir sus emociones, fue una cena especial.

El plato fuerte

Más allá del momento descrito, el plato fuerte lo ofreció don Gustavo al solicitar la atención de todos y hacer la siguiente pregunta : ¿ Que hubieran hecho ustedes si yo me hubiera muerto ?

Pero no fue una pregunta suelta, sin propósito ni significado, fue una pregunta seria y con un objetivo particular. Le solicitó a Esperanza tomar la palabra, quien lo hizo en medio de sollozos y llantos, pero quien logró como a lo largo de la cena expresar sus ideas y sentimientos como pocas veces lo había podido hacer en más de 35 años de matrimonio.

Esperanza : “Mijo, mi gran temor siempre ha sido la soledad, no saber que hacer sin usted a mi lado”. Esperanza manifestó haberse sentido siempre tratada como una reina,  encerrada en un castillo y relegada, por alguna razón a las labores exclusivas de la crianza y el hogar. Con el paso de los años fueron pocas las oportunidades que tuvo para sobresalir como persona, como miembro de familia o como parte de una comunidad, ya sea del colegio de sus hijos, del club o del círculo de amigos. Su refugio fue siempre en el hogar, con la misión de tener todo impecable, cuidar de los hijos, incluyendo del hijo mayor de Gustavo a quien consideraba genuinamente como propio. Se preocupó por ser una leal y fiel esposa.

Siento, prosiguió Esperanza, que luego de hacer el duelo y consolar mi tristeza tendría rabia de no haber hecho otra cosa con mi vida, quedando viuda a los 59 años. Se que fue importante haberme dedicado a los muchachos, pero hubiera podido sacar una carrera, vender algo, tener alguna actividad, hacer algún deporte, tener un hobby, un interés, una pasión, hoy no tengo nada de eso. Siento que más allá de escuchar sus temores e inquietudes, hubiera podido hacer algo para ayudarle con el negocio, o con las inversiones de la familia, que hoy desconozco. Mijo, yo no declaro renta, yo no se que tenemos, como lo tenemos, yo pido y usted me da, pero no se si somos pobres, ricos, o muy ricos. Usted habla del lote de Nemocón, pero yo no se si eso es un peladero o un proyecto de parque industrial. Usted habla de la señora María, del banco de Estados Unidos, yo no se si es que allá hay una tarjeta de crédito o fondos importantes.

El hijo mayor tomó la palabra, y con un abrazo agradeció la intervención de Esperanza. Papá, primer que todo doy gracias al cielo porque estamos juntos, y celebrando una nueva oportunidad de vida. Le cuento que yo me hubiera devuelto a Colombia inmediatamente a hacerme cargo con mis hermanos del negocio. Usted nunca nos hizo parte del negocio, y fue poco lo que nos dejó involucrarnos, más allá de un par de vacaciones en las que trabajé ayudando en asuntos menores, o de una feria cerca de donde vivo a la que lo acompañé. En esa oportunidad recuerdo que algo me contó usted del negocio y de los asuntos familiares, pero como diría Esperanza, yo pedía y usted me daba. Mis estudios en el exterior y la vida que he logrado construir con mi esposa e hijos allá se los debo a usted. Pero hoy por hoy lo que usted hizo es algo grande. Esa mano de empleados y familias que dependen del negocio, toda la finca raíz que se ha comprado, las inversiones en otros negocios, todo eso no se puede quedar sin un capitán, y sin un equipo. Usted no lo sabe papá, pero cuando le iban a hacer la segunda cirugía luego del infarto mis hermanos y yo hablamos seriamente de eso y tuvimos mucha claridad.

El hijo menor interrumpió. Carlos de tan solo 24 años, estudiante de ingeniería, tímido y retraído no podía ocultar la emoción. Papá, yo he estado estudiando ingeniería no se para que. Lo mío es la música, pero su visión de crecer y ser alguien en la vida siempre ha sido muy limitada. Limitada a estudiar una carrera de esas tradicionales y con las cuales uno sale a buscar un puesto en un millón, a ganar una miseria y a ser infeliz. Pero le he vendido dando gusto y en estos días le entrego el diploma. Mientras lo operaban yo hablé con mis hermanos, y me dio gusto hacerlo. De manera muy fría, pero siendo realistas armamos un escenario en el que Mateo como nos acaba de contar se regresaría al país a ayudar a hacerse cargo de los negocios. Yo les dije que mi función sería cuidar de mi mamá y ayudarle a montar un negocio, algo que la hiciera feliz y sentirse útil. Les dije que si me dejaban hacer el estudio de música que usted nunca me dejó hacer en el garaje, yo me quedaba en la casa y cuidaría de mi mamá. Le dije a mis hermanos que me involucraran en algo en el negocio, en una junta, en un comité, que me hicieran sentir útil, pero que no esperaran grandes cosas de mi parte. Soy consciente de mis fortalezas, pero también de mis debilidades.   

Gustavo Jr, el hijo de la mitad finalizó con su intervención. Padre, lástima que haya tenido que ser con esta alerta de su infarto que se haya tenido que propiciar este dialogo entre nosotros y que sea acá, ahora, luego de tantos años que estamos sentados hablando con tal nivel de franqueza y seriedad sobre el tema. Sobra decirlo padre, soy el único que conoce el estado de las cosas, el tamaño del patrimonio, los problemas del negocio, los retos. Soy el único que sabe que lo de Nemocón es un diamante en bruto, pero que hay que pulirlo y que el proceso costará un dinero importante. Soy el único que sabe, a diferencia suya, quienes son leales en la empresaria y quienes le tienen respeto de verdad. Pero usted nunca ha querido escucharme. Soy el que tuvo la iniciativa de traer al asesor de empresas de familia, al que usted escuchó con tanta atención, pero a quien usted subestimó y terminó echando por decirle cosas muy incómodas. Incómodas pero ciertas, como el hecho de que un negocio como el de la Carpintería valía por sus contratos y conexiones, más que por sus instalaciones y maquinaria. Por haberle planteado la posibilidad de valorar el negocio y conseguir un socio, por haberle dicho que era importante conformar una junta asesora, por haberle dicho que la gente se moría. Hoy más que nunca padre, creo que es importante que nos dediquemos a sacar este negocio adelante, pero juntos. Por fortuna Mateo no se va a tener que devolver, pero dele gusto a Carlos y deje que haga su maestría en Música, conformemos la Junta Asesora, saquemos a mi mamá de su castillo de cristal y permitamos que ayude en la empresa. Hagamos planes de carrera y estabilidad para los colaboradores leales y salgamos de aquellos que no lo son. Busquemos un aliado estratégico, salgamos de los pocos clientes y diversifiquemos. Analicemos lo de Nemocón con cabeza fría, y con la ayuda de expertos, no con el sesgo del cariño verdadero o del negocio soñado.

Más allá de haber reservado un lugar especial y pedido un menú de degustación, nada fue planeado o hizo parte de un libreto. Nadie tenía apuntes, o una agenda particular. Lo ocurrido esa noche fue tan solo uno de esos diálogos familiares que tristemente no ocurren en muchas familias empresarias.